אוניברסיטה/מוסד מחקרי שותף (partner institution)
אוניברסיטה/מוסד מחקרי עמו נחתם הסכם לחילופי סטודנטים.
אוניברסיטת האם (Home Institution)
האוניברסיטה בה הסטודנט רשום ללימודי תואר אשר שולח את הסטודנט ללימודי חילופין במוסד שותף בחו"ל.
אישורי שפה
למוסדות בחו"ל ישנם דרישות שפה לקבלה ללימודים. יש צורך לבדוק את דרישות השפה היטב, להבחן למבחני שפה במידת הצורך ולהציג את האישורים הנדרשים. אי עמידה בדרישות שפה תגרום לאי קבלה ללימודים באותו מוסד בחו"ל.
ארסמוס+ (Erasmus+)
תוכנית של האיחוד האירופי להשכלה, הדרכה, צעירים וספורט לשנים 2014-2021. האוניברסיטה העברית חתמה על הסכמי ארסמוס+ עם מעל 40 מוסדות שונים באירופה בתת-תכנית "KA1: International Credit Mobility". במסגרת תוכנית זו מממן האיחוד האירופי מלגות לסטודנטים וחוקרים לצורך השתתפות בלימודים ובפעילות אקדמית משותפת.
דף מידע (Fact Sheet)
מסמך קצר המפרט מידע רלוונטי לחילופי סטודנטים כולל אנשי קשר, מועדי הרשמה, תנאי קבלה, רשימת קורסים לסטודנטים לחילופין, לוח שנה אקדמי ופרטים נוספים על ויזה, דיור, ביטוח, עלויות נלוות. ניתן למצוא דפי מידע בקול קורא, באתר הרשות לבינלאומיות ולרוב גם באתר של המוסד המארח.
הכרה בקורסים
הזיכוי על הקורסים שנלמדו בחו"ל יינתן עבור סיום בהצלחה (קבלת ציון עובר לפחות באותו מוסד) של הקורסים שנלמדו בחו"ל. הפקולטה עשויה לדרוש ציון גבוה מציון עובר בקורסים בהם דרישה זו קיימת גם בתוכנית הלימודים באוניברסיטה העברי. עם החזרה ארצה, יש להציג גיליון ציונים פנימי של הקורסים שנלמדו בחו"ל לצורך בניית תכנית לימודים באוניברסיטה העברית. זיכוי על הקורסים ידווחו לאחר קבלת גיליון ציונים רשמי מהאוניברסיטה המארחת, אשר יועבר בצורה אלקטרונית או במסמך קשיח לרשות לבינלאומיות עד שלושה חודשים לכל היותר מיום חזרת התלמיד מחו"ל. הזיכוי יינתן על פי כללי השקילות (ראו תקנון נה"ל סעיף 13.4).
הסכם אוניברסיטאי (University Level Agreement)
הסכם הנחתם בין שני מוסדות למטרת חילופי סטודנטים. ההסכם כולל פטור הדדי משכר לימוד וקובע את מספר הסטודנטים הנוסעים בכל כיוון ותנאים אחרים. הסכמים אוניברסיטאיים נחתמים ברמת הנהלת האוניברסיטה וכוללים את כל תחומי הלימוד, למעט תחומים שמחריגים בהסכם (לרוב רפואה ווטרינריה). אחריות על ההסכמים והפעלתם נעשית על ידי הרשות לבינלאומיות.
הסכם פקולטטי (Faculty Level Agreement)
הסכם הנחתם בין שתי פקולטאות/מחלקות בשני מוסדות למטרת חילופי סטודנטים. ההסכם כולל פטור הדדי משכר לימוד וקובע את מספר הסטודנטים הנוסעים בכל כיוון ותנאים אחרים. הסכמים פקולטטים נחתמים ברמת הפקולטה וכוללים את תחומי הלימוד הרלבנטיים לאותה פקולטה. אחריות על ההסכמים והפעלתם בידי הפקולטות.
הסכם בילטראלי (Bilateral Agreement)
הסכם הנחתם בין שני מוסדות למטרת חילופי סטודנטים. ההסכם כולל פטור הדדי משכר לימוד וקובע את מספר הסטודנטים הנוסעים בכל כיוון ותנאים אחרים. לעתים הסכמים אלה כוללים מתן מלגות ממקורות שונים.
ועדת שיפוט
הועדה השופטת את הבקשות לחילופי סטודנטים. כל בקשה נבחנת על ידי שני שופטים אקדמיים ולאחר מכן מתבצע הליך שיבוץ.
חילופי סטודנטים (Student Exchange)
סטודנטים לתואר ראשון, שני ושלישי באוניברסיטה העברית יכולים לצאת לסמסטר או שנה בחו"ל באוניברסיטאות שותפות של האוניברסיטה העברית, ללמוד קורסים או לחקור, ולקבל הכרה אקדמית בקורסים הנלמדים בחו"ל כחלק מלימודי התואר, ללא צורך בתשלום שכר לימוד למוסד בחו"ל.
טופס לימודים (Learning Agreement)
על כל סטודנט למלא טופס לימודים (Learning Agreement) לפני היציאה ללימודים בחו"ל. הטופס מפרט את הקורסים הנבחרים ומספר נקודות הזכות. חובה להחתים את המזכירות לענייני הוראה על הטופס לפני היציאה לחילופין על מנת לקבל הכרה אקדמית עבור הקורסים לאחר החזרה מחו"ל.
במוסדות רבים ישנו טופס לימודים מוסדר. אם אין טופס לימודים של המוסד המארח, יש למלא טופס לימודים של האוניברסיטה, הנמצא במזכירויות לענייני הוראה בפקולטת האם.
מוסד מארח (Host Institution)
מוסד או אוניברסיטה שותפה בחו"ל, המקבלת את הסטודנט מאוניברסיטת האם.
מינוי (Nomination)
לאחר קבלה לחילופי סטודנטים על ידי האוניברסיטה העברית, האוניברסיטה העברית ממנה אותם סטודנטים למוסד השותף בחו"ל. תהליך רשמי המתקיים בין שני המוסדות ברמה של הרשות לבינלאומיות. תהליך המינוי מאשר שהסטודנט עבר תהליך שיפוט במוסד האם ונמצא מתאים לתוכנית החילופין.
מכתב מוטיבציה
מכתב שיש להגיש כחלק מהבקשה ליציאה לחילופי סטודנטים.
יש לתאר במכתב את הסיבות לבחירת המוסד/ות בהם יש עניין ללמוד, תוך התייחסות לקשר בין תכניות הלימודים המוצעות באותו מוסד לבין לימודים האקדמיים הנוכחיים ו/או העתידיים, לקורסים המצוינים בטופס הבקשה האלקטרוני באתר המלגות, לימודי שפה ו/או רב תרבותיות.
פטור משכר לימוד (tuition waiver)
הסכם לחילופי סטודנטים כולל פטור הדדי משכר לימוד. משמעות הדבר היא שסטודנטים לחילופין ממשיכים לשלם שכר לימוד כרגיל למוסד האם וזכאים לפטור משכר לימוד במוסד בחו"ל.
קול קורא
הודעה לסטודנטים להגשת בקשות ליציאה לחילופי סטודנטים. הקול קורא העיקרי מפורסם פעם בשנה, לרוב בין החודשים ספטמבר-נובמבר. הקול קורא מתפרסם באתר הרשות לבינלאומיות והודעה יוצאת לסטודנטים באמצעות מערכת ההודעות האוניברסיטאית.